In deze blog geven wij 5 tips om snel en efficiënt data te kunnen delen met verschillende bedrijven in uw keten. In de praktijk zien wij vaak dat bedrijven over veel data beschikken, maar dit minimaal delen met hun partners. Om beter te kunnen samenwerken zal data regelmatiger, sneller en betrouwbaarder gedeeld moeten worden. Met deze 5 tips helpen wij u op weg om de conversatie aan te gaan met uw partners om efficiënt data te delen.

1. Breng het eigen systeem op orde

Om uw data te kunnen delen met een andere onderneming moet de bron van al deze gegevens kloppen. Bedrijven beschikken over veel verschillende soorten data, van inkoop tot verkoop en alles daar tussen in. Het is van belang dat u eerst bepaald welke data het meest recent is en welke van belang is om te delen met uw ketenpartner. De volgende stap is een check of de data die genoteerd staat ook overeenkomt met de werkelijkheid. Zo kan het voorkomen dat een bepaald soort goederen staat genoteerd op een europallet maar dit in werkelijkheid een blokpallet is. Wanneer deze data wordt verspreid kan dit voor veel problemen zorgen.

2. Stel de informatiebehoefte vast

Op basis van data kan geen beslissing worden gemaakt. Wanneer de data specifiek benoemd wordt spreken we van informatie. Op basis van informatie kan wel een beslissing worden gemaakt. Per afdeling is een verschillende informatiebehoefte te omschrijven. Als u data deelt met een relatie wil dit niet zeggen dat u voldoet aan de informatiebehoefte. De informatiebehoefte van een bedrijf bestaat uit interne en externe informatie, uw informatie is daarom ook van belang voor anderen. Als aan de informatiebehoefte wordt voldaan kan er sneller en met minder risico een beslissingen worden gemaakt.

Data delen zonder omkijken? De Control Tower maakt het mogelijk om real-time informatie te delen met uw transporteurs.

3. Maak gemeenschappelijke afspraken

Het gezamenlijk afspraken maken over de vorm en het moment van communicatie voorkomt dat de betrouwbaarheid van informatie in gevaar komt. Het standaardiseren van uitwisselingsprocedures heeft als resultaat dat data en informatie maar op één afgesproken manier geïnterpreteerd wordt. Dit voorkomt miscommunicatie, verhoogd de betrouwbaarheid en heeft een efficiency voordeel door het sneller verwerken. Het afgesproken moment voor communicatie maakt data tijdsonafhankelijk, de data is hiermee geldig tot er een volgende update volgt.

4. Integreer waar mogelijk

Integratie met meerdere partners heeft als voordeel dat u over meer data beschikt. Hierdoor kunt u onregelmatigheden uit uw prognoses verwijderen. Daarnaast geeft het u de mogelijkheid om op meer verschillende manier in te spelen op onverwachte gebeurtenissen. Een grotere bron van data geeft bijvoorbeeld inzicht in de actuele beschikbaarheid van uw leveranciers. Wanneer er meerdere systemen gekoppeld worden raden wij aan gebruik te maken van een tussenpersoon die voor u alle data verzameld, dit kan een Control Tower zijn. Door gebruik te maken van EDI worden verschillende systemen gekoppeld, waardoor snel en veilig data wordt uitgewisseld. Hiermee is data uitwisseling gestandaardiseerd en op een vast moment, zonder het versturen van foutgevoelige mails.

5. Stel een vertrouwde databeheerder aan

Zoals eerder omschreven heeft het delen van data vele voordelen voor uw supply chain. Om kwaliteit en veiligheid te waarborgen is het verstandig om een derde partij in te schakelen voor databeheer. Een databeheerder, zoals Interchains, kan voor u de data omzetten naar bruikbare informatie. Daarnaast beschikt een databeheerder over de mogelijkheden om uw data te beveiligen. Het uitbesteden van uw databeheer heeft ook het voordeel dat er neutraal bemiddeld kan worden tussen de betrokken partijen, waardoor er meer draagvlak ontstaat binnen uw supply chain. Een extra toegevoegde is de mogelijkheid tot het maken van analyses over trends en verwachtingen over uw gehele keten, waardoor u de mogelijkheid heeft om nog beter samen te werken met uw partners.

Tot slot

Aan de hand van de gegeven tips hopen wij u verder te helpen met het delen van data binnen uw supply chain. Uit de tips blijkt dat:

  • De bron van uw data correct moet zijn.
  • Data specifiek moet worden gemaakt om te voorzien in de informatiebehoefte.
  • Een standaardisering van uitwisselingsmomenten en procedures nodig is om de betrouwbaarheid te garanderen.
  • Integratie met uw partners het mogelijk maakt om snel in te spelen op onvoorziene gebeurtenissen.
  • Directe koppelingen tussen systemen, bijvoorbeeld via EDI, maken de verkregen data betrouwbaar en zorgt voor een snelle verwerking.
  • Inzetten van een databeheerder zorgt voor het omzetten van data naar informatie voor de gehele keten en creëert waar nodig draagvlak door neutraal te bemiddelen.

Mocht u nog vragen hebben over het delen van data met uw ketenpartners of een andere rol die wij binnen uw supply chain kunnen spelen, neem dan contact met ons op.